文書を比較および反映するには
「比較と反映」機能を使って2 つの文書を比較すると、比較した文書との違いが変更の履歴として表示されます。
ひとつの文書を、複数の校閲者がチェックするときは、変更履歴をオンにしておくと、簡単に変更内容を比較することができます。
文書を比較した結果は、元の文書・現在開かれている文書・新しい文書のどれかに表示することができます。
- 文書を開きます。
- [ツール] メニューの [文書の比較と反映] をクリックします。
- 現在開いている文書と比較する文書を選択します。
- 元の文書を選択し、[反映] の横の矢印をクリックしてから、次のいずれかの操作を行います。
- 選択した文書に比較の結果を表示するには、[反映] をクリックします。
- 現在開かれている文書に結果を表示するには、[現在の文書に反映] をクリックします。
- 新規文書に結果を表示するには、[新しい文書に反映] をクリックします。
厳密な比較オプションを使用して文書を比較するには
このオプションでは、2 つの文書を比較され、文書間で異なる部分だけが表示されます。比較対象の文書は変更されません。この種類の比較結果は、必ず別の新しい文書として表示されます。
多数の校閲者からの変更を比較する必要がある場合は、このオプションは使用できません。反映コマンドのいずれかを使用してください。
- 文書を開きます。
- [ツール] メニューの [文書の比較と反映] をクリックします。
- [厳密な比較] チェック ボックスをオンにします。
- 現在開いている文書と比較する文書を選択します。
- [比較] をクリックします。
比較する文書のいずれかに、過去の変更の履歴(変更履歴 : 文書内容の削除、挿入などの編集を記録する機能。)が含まれている場合は、メッセージ ボックスが表示されます。文書を比較する場合は、[はい] をクリックします。
複数の校閲者のコメントと変更内容をまとめるには
- 変更内容を組み込む文書を開きます。
- [ツール] メニューの [文書の比較と反映] をクリックします。
- 変更内容を組み込む内容を含むいずれかの文書をクリックします。
- [反映] の横にある矢印をクリックし、[現在の文書に反映] をクリックします。
- 変更内容を組み込むすべての文書に対して、手順 2 ～ 4 を繰り返します。
- [精度を向上するためランダムな番号を保存する] チェック ボックスがオンになっていることを確認します。
- 複数の校閲者により精度の高い結果を得るには、[ツール] → [オプション] をクリックし、[文書の比較と反映の精度を向上するためランダムな番号を保存する] チェック ボックスがオンになっていることを確認します。
- Word で 1 度に保存できる書式変更は 1 セットだけなので、複数の文書を組み込む場合、元の文書の書式設定を保持するか、編集後の文書の書式設定を使用するかを指定する必要があります。
- 書式変更の履歴を残す必要がない場合は、[文書の比較と反映] ダイアログ ボックスの [書式の検索] チェック ボックスをオフにします。